Sicherheitshinweise:

Bitte gehen Sie sorgfältig mit Ihren Zugangsdaten um, und geben Sie diese niemals an Dritte weiter. Es ist unzulässig, Hilfskräften, Sekretariaten, Assistenten und anderen Personen die eigenen Zugangsdaten etwa zu Zwecken der Sachbearbeitung zu überlassen. Es muss jeweils ein eigener Zugang beantragt werden. Bei Nichtbefolgen dieser Hinweise sind Sie für hieraus resultierende Datenpannen in vollem Umfang haftbar.
Denken Sie daran, dass nicht nur der Schutz von personenbezogenen Daten relevant ist, sondern auch der Schutz geistigen Eigentums - sowohl von Ihnen, als auch von Dritten, wie etwa Industriepartnern. Dafür sind Sie persönlich verantwortlich. Seien Sie sich bitte bewusst, dass die Interna klinischer Studien aus datenschutzrechtlicher sowie ethischer Perspektive besonders sensibel sind und daher besonders sorgfältig mit ihnen umgegangen werden muss.

Verwenden Sie ethikPool daher niemals, wenn Sie sich im Ausland befinden, nicht auf fremden Computern und nicht in potenziell unischeren fremden WLAN-Netzen (HotSpots, Hotels etc.).

ethikPool ist aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nur von innerhalb der EU aus operierenden Servern erreichbar. Außereuropäische Sponsoren sind angehalten, sich zur elektronischen Antragstellung ihrer VertreterInnen innerhalb der EU bzw. des EWR zu bedienen.
Hinweis für Kommissionsmitglieder: Bitte laden Sie keinerlei Dokumente aus Ethikpool herunter. Die Downloadfunktion wird nur für die alternative Betrachtung etwa in PDF-Viewern angeboten. Sie darf jedoch nicht dazu führen, dass diese Dateien auf lokalen Rechnern gespeichert werden.

Datenschutzerklärung Ethikpool

Ethikpool ist das elektronische Antragsportal der Ethikkommission. Es dient dazu, Anträge nach AMG, und auf berufsrechtliche Beratung bei der Ethikkommission elektronisch einzureichen. Außerdem dient ethikPool der elektronischen Aktenführung für Studien nach AMG, MPG und nach Berufsordnung. Dabei werden personenbezogene oder personenbeziehbare Daten verarbeitet.
Art und Umfang dieser Daten ergibt sich jeweils aus den einschlägigen Rechtsnormen für Antragstellungen an die Ethikkommission. Es werden dabei nur diejenigen Daten verarbeitet, die nach der jeweiligen Antragsart und für die Erfüllung der Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich sind.

Verantwortlicher

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist
der Präsident der Goethe-Universität Frankfurt am Main
für die Ethikkommission im Fachbereich Medizin
Theodor-Stern-Kai 7
6090 Frankfurt am Main
ethikkommission@kgu.de

Behördlicher Datenschutzbeauftragter

Ihr Ansprechpartner ist der Behördliche Datenschutzbeauftragte der Universität Frankfurt
Goethe-Universität Frankfurt am Main Herr Gerhard Leuck Robert-Mayer-Straße 11 - 15 60325 Frankfurt am Main dsb@uni-frankfurt.de
https://www.uni-frankfurt.de/47859992/Datenschutzbeauftragte

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die elektronische Bearbeitung und Einreichung von Anträgen durch den Antragsteller, die elektronische Aktenführung und Sachbearbeitung durch die Ethikkommissionen. Des Weiteren dient ethiPool zur Kommunikation zwischen Antragstellenden, der Geschäftsstelle der Ethikkommission und Mitgliedern der Ethikkommission. Metadaten/Logdaten werden zu Sicherheits- und Wartungszwecken verarbeitet. Art und Umfang dieser Daten ergibt sich jeweils aus den einschlägigen Rechtsnormen für Antragstellungen an die Ethikkommission. Es werden dabei nur diejenigen Daten verarbeitet, die nach der jeweiligen Antragsart und für die Erfüllung der Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich sind.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO iVm. § 3 Abs.1 HDSIG, § 53 HHG, 42 AMG, § 22 MPG, § 15 Berufsordnung für die Ärztinnen und Ärzte in Hessen, HVwVfG, EGovG. Aus den genannten Rechtsgrundlagen ergibt sich auch die Pflicht zur Bereitstellung der Daten.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Die mit ethikPool verarbeiteten Daten können nur von MitarbeiterInnen der Geschäftsstelle sowie Mitgliedern der Ethikkommission eingesehen werden. Antragstellende können nur eigene Anträge einsehen. Wenn Sie mittels der Funktion „Antrag vernetzen“ den Antrag für andere Antragstellende freigeben, können die von Ihnen freigegebenen Daten auch von diesen eingesehen werden.
Eine Übersicht, wer einen freigegebenen Antrag einsehen kann, finden Sie unter „Vernetzung“.
Die Software wird von der Firma Smart-Q GmbH gewartet. Diese hat ihren Sitz in Deutschland und unterliegt ebenfalls den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Bei Wartungsarbeiten kann es erforderlich sein, dass die Firma Smart-Q Einblick in personenbezogene Daten erhält. Sie darf diese Daten jedoch ausschließlich zu Wartungszwecken verarbeiten, nicht speichern und nicht an Dritte weitergeben. Es existiert hierzu eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art.28 DSGVO.
Der Server wird in der Goethe-Universität Frankfurt am Main betrieben.

Speicherdauer

Die Anträge und elektronischen Akten werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben für 10 Jahre nach Einreichung/Abschluss des Verfahrens gespeichert. Im Anschluss werden Sie gem. Archivgesetz dem Archivar der Goethe-Universität Frankfurt am Main angedient und ggf. dauerhaft ins Archiv der Goethe-Universität Frankfurt am Main übernommen oder dauerhaft gelöscht.

Betroffenenrechte

Sie haben ein Recht auf Auskunft über die von Ihnen gespeicherten Daten. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung Ihrer Daten. Sie können der Verarbeitung widersprechen, diese Einschränken und Ihre Daten löschen lassen, sofern die Daten nicht aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen weiterhin verarbeitet werden müssen.

Bei Verstößen haben Sie das Recht sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (siehe unten) zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
poststelle@datenschutz.hessen.de
http://www.datenschutz-hessen.de

Bitte sprechen Sie bei Fragen zum Datenschutz zunächst den Datenschutzbeauftragten der Goethe-Universität Frankfurt am Main an. In den meisten Fällen lassen sich Fragen auf diesem Wege klären und mögliche Probleme lösen.
https://www.uni-frankfurt.de/47859992/Datenschutzbeauftragte